사무관리 규정

[2004.1.1. 제정]

[2014.6.13. 개정]

[행정팀]

제 1 장  총   칙

제1조(목적) 이 규정은 위덕대학교(이하 “우리 대학교”라 한다.)의 사무관리에 관한    사항을 규정함으로써 사무의 간소화․ 표준화․ 과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률   을 높임을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "공문서"라 함은 우리 대학교 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는    문서(도면․ 사진․ 디스크․ 테이프․ 필름․ 슬라이드․ 전자문서 등의 특수매체 기록을 포    함한다.) 및 우리 대학교가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "문서과"라 함은 우리 대학교 내의 공문서의 분류․ 배부․ 수발업무지원 및 보존 등    문서에 관한 사무를 주관하는 팀(과) 또는 계를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 팀(과) 또는 계를 말한다.

4. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및      컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집․ 가공․ 저장․ 검색․ 송신 또는 수신하는     정보통신체제를 말한다.

5. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형     태로 작성, 송․ 수신 또는 저장된 문서를 말한다.

6. "서명"이라 함은 기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자    문서를 제외한다.)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글 표    시하는 것을 말한다.

7. "전자문자서명"이라 함은 기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자 또는 발신명의인이 전    자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시     하는 것을 말한다.

8. "전자이미지서명"이라 함은 기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자 또는 발신명의인이    전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

9. "행정전자서명"이라 함은 기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자 또는 발신명의인의 신    원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적    으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

10. "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장     치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

11. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안․ 검토․ 협조․ 결재․ 등록․ 시행․ 분류․ 편철․    보관․ 보존․ 이관․ 접수․ 배부․ 공람․ 검색․ 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으    로 처리되는 시스템을 말한다.

12. "행정정보시스템"이라 함은 우리 대학교가 행정정보를 생산․ 수집․ 가공․ 저장․ 검    색․ 제공․ 송신․ 수신 및 활용하기 위한 하드웨어․ 소프트웨어․ 데이터베이스와 처리절    차 등을 통합한 시스템을 말한다.

13. "결재권자"라 함은 총장, 총장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 대결하는 자를    말한다.

제3조(사무관리의 원칙) 우리 대학교의 사무는 용이성․ 정확성․ 신속성 및 경제성이 확   보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제4조(사무의 분장) 각 처리팀(과)의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기   하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속 직원간의 업무량이 균형되게    하여야 한다.

제5조(사무의 인계․인수) ① 직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무   를 인계․ 인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황․ 관계문서․ 자료 기타 업무와 관   련 되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계․ 인수하여야 한다.

② 사무를 인계․ 인수하는 자는 【별지 5】의 사무인계․인수서 1부를 작성하여 처리과   (팀)에서 보존한다.

③ 후임자가 정하여지지 아니한 경우, 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할   수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자   가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.

제 2 장  공문서관리

제 1 절  일반사항

제6조(공문서의 종류) 공문서(이하 "문서"라 한다)는 다음과 같이 규정문서․ 지시문서․    공고문서․ 비치문서․ 민원문서․ 학적관계문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서는 학칙, 규정 및 세칙 등에 관한 문서로 조문형식에 의하여 작성한다.

2. 지시문서는 지시 및 일일명령 등 총장이 교내 각 행정부서, 학부, 부속기관 또는    소속 교직원에 대하여 일정한 사항을 지시 또는 명령하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 고시․ 공고 등 우리 대학교가 일정한 사항을 교직원 및 학생에게 알리    기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서는 비치대장․ 비치카드 등 우리 대학교가 일정한 사항을 기록하여 우리     대 학교 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서는 민원인이 우리 대학교에 대하여 허가․ 인가․ 기타 처분 등 특정한 행위    를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 학적관계문서는 우리 대학교 재학생, 제적생 및 졸업생의 학적, 성적, 기타 학적     관계사항을 기록한 문서를 말한다.

7. 일반문서는 제1호 내지 제6호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제7조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문자 서명․ 전자   이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말한   다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정   이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있는 후 5일이 경과한 날부터 효력   을 발생한다.

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수․ 처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정   한 규정 또는 세칙에서 정한 절차에 따라 접수․처리된 것으로 본다.

제8조(문서의 발신원칙) 문서는 직접 처리하여야 할 부서, 학부 또는 부속기관에서 발   신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

제9조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 문화예술진흥법 제7조의 규정에 의한 어문규범   에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여    필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유   가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․ 월․ 일의 글자는 생략하고 그 자리에   온 점을 찍어 표시하며, 시․ 분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․ 분의 글자   는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법   으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러 하지 아니하다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로   210밀리미터, 세로 297밀리미터의 A4용지로 한다.

⑤ 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

⑥ 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽 및 오른쪽부터 20밀리미터, 아래부터 15밀   리미터의 여백을 두어야 한다.

⑦ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이   나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

⑧ 문서에 서식․ 금전․ 유가증권․ 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내   용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2   가지 이상인 때에는 제16조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.

⑨ 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에    괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

⑩ 기안문 및 시행문에는 가능한 한 우리대학교의 로고․ 상징․ 마크 또는 홍보문구 등   을 표시하여 우리 대학교의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

제10조(문서의 전자적 처리) 문서의 기안․ 검토․ 협조․ 결재․ 등록․ 시행․ 분류․ 편철․ 보    관․ 보존․ 이관․ 접수․ 배부․ 공람․ 검색․ 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스   템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제11조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알   수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는    수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.

② 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한   자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의    여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다.

③ 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작    성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자․ 검토자 또는 결재권자가   보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제12조(문서의 간인)  ① 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는   간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가․ 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

② 제1항의 규정에 불구하고 민원서류 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음   하여 천공방식으로 할 수 있다.

③ 전자문서의 간인은 다음 각호의 1의 방법에 의한다.

1. 면표시의 방법 : 제증명발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제13조의 규정을 준용    한다.

2. 발급번호기재의 방법 : 제증명발급에 관한 문서는 당해 전자문서의 왼쪽 기본선의    아래에서 시작하여 발급번호를 기재하되, 다음 예시와 같이 표시한다.

(예시)단말번호 - 출력연.월.일./시:분:초 - 발급일련번호 – 쪽번호

④ 결재권자가 제1항 각호에 해당하는 문서를 결재한 때에는 관인관리자는 관인으로   문서에 간인하여야 한다.

제13조(면표시) ① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우   측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전․후관계를 명백히 할 필   요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면 수와 그 면의   일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫번째 면에   서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.

② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모   두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본   문부터 시작하여 면수를 부여한다.

③ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면 수는   전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수   부여 대상에서 제외한다.

④ 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로   표시한다.

제14조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 우리 대학교 내의 부서,   학부 또는 부속기관 상호간에 발신하는 문서(이하 "대내문서"라 한다)는 당해 부서장,   학부장 또는 부속기관장의 명의로 한다.

② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제 2 절  문서의 구성

제15조(문서의 구성 등) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문․ 본문 및 결문으로     구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문․ 본문․ 결문 및 붙임으로 구성하거나 표제    부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는     두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목․ 내용 및 붙임으로 구성한다.

1. 두문은 우리대학교명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목․ 내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으    로 할 수 있다.

3. 결문은 발신명의, 기안자․ 검토자․ 협조자․ 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전    자문자 서명․ 전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호    와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 행정기관의 우편번호․ 주소․ 홈페이지주소․ 전    화번호․ 모사전송번호, 공무원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

② 제1항 제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 공공기관의 기록물    관리에 관한 법률시행령 제10조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하    며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호 안에 업무    를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위    가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당팀(과)장 등으로 쓴다.

③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파    악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명    의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표    시한다.

④ 수신자기호와 부서번호를 연계하고, 부서번호의 생성․ 폐지․ 변경 등의 내력이 관    리되도록 하여야 한다.

⑥ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용    은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하    는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 안 된다.

제16조(항목의 구분) 문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는    다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -,    ․ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4.‥‥‥로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라.‥‥‥로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)‥‥‥로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라),‥‥‥로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)‥‥‥로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)‥‥‥로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ①,②,③,④……로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮,㉯,㉰,㉱……로 나누어 표시한다.

9. 제2호․제4호․제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는      거., 거), (거),｛거｝, 너., 너), (너),｛너｝……로 이어 표시한다.

제17조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 마침표(.)를 찍은 후 한 자 띄우고  "끝" 표시   를 하고 마침표(.)를 찍는다. 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 마침표(.)를 찍   은 후 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하고 마침표(.)를 찍는다.

②본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽     기본선에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하고 마침표(.)를 찍는다.

③연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는     경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝" 표시를 한      후 마침표를 찍고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정     에 의한 "끝" 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 "이하빈칸" 표     시를 하여야 한다.

제 3 절  기안문서의 작성

제18조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의   성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 문서의 기안은 이 규정이 정하는 기안문서(이하 "기안문"이라 한다. 【별지 1】로   하여야 한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는   방법으로 할 수 있다.

③ 2개 이상의 부서장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서   기안하여야 한다.

⑤ 기안문에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우   에는 기안자를 말한다.)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다.)를 알 수   있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 일상적□ 반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제19조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른   색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

제20조(전자문서의 일괄기안) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을   동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각   각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제21조(공동기안) ① 공동기안한 문서는 당해 부서의 장의 결재를 받은 후 관계 부의    장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다. 이 경우 생산등록번호는 당해 문서의   처리를 주관하는 부서의 생산등록번호를 사용한다.

② 제1항의 규정에 의한 공동기안의 경우 발신명의 표시는 당해 문서의 처리를 주관   하는 부서의 장 명의를 맨 위에, 관계 부서의 장의 명의를 바로 밑에 표시하되, 관계   부서의 장이 동일 직급인 때에는 인사규정에 의한 순위에 따라 표시하고, 관계 부서   의 장이 동일직급이 아닌 때에는 상위 직급의 부서의 장의 명의부터 표시한다.

제22조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서․ 통계표․ 도표 기타 작성 상의 책임을    밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날    인하여야 한다.

제23조(기안자 등의 표시) ① 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 검토 또는    협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에   는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에   서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지   에 표시하여야 한다.

② 처리과(팀)의 업무분장상 수 개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하 "총괄책임자"   라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 "업무분담자"라 한다.)   가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는     업무분담자의 의견을 들은 후 검토․결재 등을 받아야 한다. 다만, 총괄책임자 또는     업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할    수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

③ 제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등을   하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때   에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명    란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나   별지에 표시하여야 한다.

④ 기안문의 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ◉표   시를 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 발의자는 해당 란에 ★표시를 하거나 발의자    가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자․검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란    에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보    고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.

제24조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기   관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를   받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명   란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

② 문서의 내용이 우리 대학교 내의 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서   의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과   다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제25조(검토자의 수) 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 아니하   도록 노력하여야 한다.

제26조(결재) ① 문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서장, 학부장 또는 부속    기관장의 명의로 발신하는 문서는 그 부서장, 학부장 또는 부속기관장의 결재를 받아   야 한다.

② 사무의 내용에 따라 그 부서장․ 학부장․ 부속기관장 또는 당해 업무 담당 직원으로    하여금 위임․전결하게 할 수 있으며, 그 위임․전결사항은 당해 총장이 위임․ 전결규정    으로 정한다.

③ 결재권자가 휴가․ 출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는   자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하    여야 한다.

④ 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는    자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다.

⑤ 위임․ 전결사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하   는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고   서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을    설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.

⑥ 제4항 및 제5항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있    다.

제27조(검토․협조 및 결재중인 문서의 열람체계 구축) 검토․ 협조 및 결재 중인 전자문   서를 검토자․ 협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구   축할 수 있다.

제28조(공개여부 구분표시) 문서의 공개여부 구분표시는 '공개, 부분공개, 비공개' 중    하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 '부분공개(   )' 또는 '   비공개(   )'로 표시하고 괄호 안에는 【별표 1】의 규정에 의한 공개여부 구분번호를   추가로 기입하여야 한다.

제29조(문서의 생산등록) ① 문서를 생산한 때에는 【별지 3】의 기록물(문서)등록대장   에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 기록물(문서)등록대장의 수신자란에 "내부결재   " 표시를 하여야 한다.

② 기록물(문서)을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음   각호의 1에 의한다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고 받은 기록물(문서)에 대하여는 결재 또는 보고가 끝     난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된     문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다.

3. 사진․ 필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작     품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 영화․ 비디오․ 오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영․녹화 또는 녹음된 기록물     을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유     하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

5. 접수기록물(문서)에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

③ 문서과(팀)가 접수하여 처리과(팀)로 배부하는 기록물(문서)에 대하여는 【별지 4】   의 기록물(문서)배부대장에 당해 기록물(문서)의 접수 및 배부사항을 등록하고, 이를    당해 기록물(문서)에 표기하여야 한다.

④ 기록물(문서)의 등록번호는 처리과(팀)코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

⑤ 기록물(문서)등록대장 및 기록물(문서)배부대장은 기록물(문서)관리부서의 장이 정   하는 바에 따라 전산으로 관리하되, 당해 기록물(문서)등록대장 및 기록물(문서)배부    대장에 등록된 사항(분류등록사항을 제외한다)은 임의로 삭제 또는 수정되지 아니하    게 관리하여야 하며, 사후에 이를 삭제 또는 수정하는 경우에는 삭제 또는 수정전의   기록이 그대로 남도록 관리하여야 한다.

⑥ 기록물(문서)관리대장 또는 기록물(문서)배부대장에 등록된 사항을 삭제 또는 수정   하고자 하는 때에는 다음 각호의 방법에 의한다.

1. 등록사항 전체를 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 기록물(문서)관리책임자의       확인하에 삭제 또는 수정할 수 있으며, 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전     자적으로 관리하여야 한다.

2. 기본등록사항(기록물(문서)배부대장의 경우에는 접수사항을 말한다)을 삭제 또는      수정하고자 하는 때에는 제1호의 방법에 따라 당해 등록사항 전체를 삭제한 후 수     정된 내용으로 재등록한다.

3. 기본등록사항(기록물(문서)배부대장의 경우에는 접수사항을 말한다) 외의 등록 내      용을 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을       전자적으로 관리하여야 하며 당해 등록사항만을 수정된 내용으로 재등록한다.

⑦ 직제 개정 등으로 처리과(팀)가 신설․폐지 또는 통합되거나 명칭이 변경된 경우     지체없이 기록물(문서)등록을 위한 처리과(팀)코드를 부여받아야 한다.

제30조(생산․접수등록번호의 표기) ① 기록물의 생산부서에서 부여하는 생산등록번호는   다음 각호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문․시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물(문서)     은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 아니한 문서․카드류․도면류 등      의 기록물(문서)은 당해 기록물(문서)의 우측 상단의 여백에 【별표 4】의 표시를      하여 생산등록번호를 표기한다.

3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 당해 사진․필름 등을 넣은 봉투 또     는 당해 사진․필름 등을 부착한 종이의 우측 상단의 여백에 【별표 4】의 표시를      하여 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동     일한 생산등록번호를 표기하여야 한다.

4. 테이프․디스크․디스켓류의 기록물에 대하여는 당해 기록물과 그 보존용기에 【별표      4】의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

5. 기타 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란      한 기록물에 대하여는 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 【별표 4】의 표     시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

② 기록물(문서)의 접수부서에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각호의 방법으로 표    기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호     를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물(문서) 외의 접수기록물(문서)에     대하여는 제1항 각호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 【별표 4】의 표시를     하여 접수등록번호를 표기한다.

제 4 절  시행문의 작성․심사 및 발송

제31조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수   신자별로 시행문서(이하 "시행문"이라 한다.)를 작성하여야 한다. 다만, 전신․전신타자   또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니 한다

② 시행문은 【별지 1】또는 【별지 2】에 의하여 작성한다. 다만, 수신자가 행정기관   이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서접수란을 표시하지 아니할 수    있다.

③ 총장이 소속 직원 또는 소속 부서, 학부 또는 부속기관에 단순업무에 관한 지시,     단순한 자료요구․업무연락․통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의    전자게시판 또는 우리 대학교의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한     것으로 본다. 우리 대학교 내부 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한    같다.

제32조(관인날인 및 서명) ① 총장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시   또는 공고하는 문서, 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미관   인을 포함한다.)을 찍거나 총장이 서명(전자문자 서명 및 행정전자서명을 제외한다)을   하고, 부서장, 학부장 및 부속기관장의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 부서장,    학부장 및 부속기관장이 서명을 한다. 다만, 전신․전신타자 또는 전화로 발신하는 문   서나 학보․신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내   용의 문서에는 관인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

② 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서    에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제33조(관인생략 등) ① 이 규정 제32조 제1항 단서에서 "경미한 내용의 문서"라 함은   일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구․업무연락․통   보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다.

② 제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의표시의 오른쪽에 관    인 생략 또는 서명생략(부서, 학부 및 부속기관 상호간에 발신하는 문서에 한한다.)의   표시를 하여야 한다.

③ 부서, 학부 및 부속기관 상호간에 발신하는 시행문에는 부서장, 학부장 및 부속     기관장이 발신명의표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문서자명․전자이미지서명 및 행   정전자서명을 제외한다.)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속 교직원으로 하여금 발   신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서    명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명․전자이미지서명 또는 행정전자서명이     자동적으로 생성 되도록 하여 시행하여야 한다.

제34조(시행문의 발송) ① 시행문은 처리과(팀)에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이   를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타    특별한 사정이 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등의 방법으로     발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수    있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 우리 대학교의 홈페이지 또는 교직원의 공식   전자우편주소(우리 대학교에서 교직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다.)를 이용하   여 우리 대학교 외의 자에게 발송할 수 있다.

④ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과(팀)의 지원을 받아 발송할 수 있다.

⑤ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할   수 있다.

⑥ 처리과(팀)의 문서수발업무를 담당하는 자(문서과(팀)의 지원을 받아 문서를 발송하   는 경우에는 문서과(팀)의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)는 발송할 문서와     기록물(문서)등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.

⑦ 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 행정사무용 봉투에 넣어 발송한다.

⑧ 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령   자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명․전자이미지서명 및 행정전자 서   명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.

⑨ 문서과(팀)의 장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실․훼손 및 도   난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑩ 관인(전자이미지관인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍   은 후 처리과(팀)에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 문서과(팀)의 문서수발    업무를 담당하는 자가 전자이미지관인을 찍은 후 문서과(팀)에서 발송하여야 한다.

제35조(송수신사항의 기재 등) 모사전송 또는 전신등의 방법으로 문서를 발신하는 때에   는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그   기안문과 함께 보존하여야 한다.

제 5 절  조사․연구․검토서 작성

제36조(조사․연구 또는 검토서의 작성) ① 다음 각호의 1에 해당하는 사항을 행하고자   하는 경우에는 사전에 조사․연구 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다.

1. 학칙의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

2. 국제기구, 행정기관 또는 외국대학과 체결하는 주요 조약․협약․협정․의정서 등

3. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

4. 기타 조사․연구 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정되는 사항

② 제1항의 규정에 의한 조사․연구 또는 검토서에는 다음 각호의 사항이 포함되어야   한다.

1. 발단경위

2. 제안자 등 관련자의 소속․직급 및 성명

3. 해당 부서장 또는 관계 부서의 지시․지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토내용

5. 각종 대안과 조치의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제 6 절  회의록 작성

제37조(회의록의 작성) ① 각 부서가 다음 각호의 1에 해당하는 회의를 개최하는 경우   에는 【별지 24】의 회의록을 작성하여야 한다.

1. 총장 또는 부총장이 참석하는 회의

2. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 처장급 이상의 주요 직위자를 구성     원으로 하여 운영되는 회의

3. 과장급 이상의 주요 직위자가 참석하는 업무협의를 위한 회의

4. 제36조 제1항 각호의 1에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로     관계 부서장급 이상 교직원 3인 이상이 참석하여 행하는 회의

5. 기타 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

② 제1항의 규정에 의한 회의록에는 회의명, 회의개최부서, 일시 및 장소, 참석자 및    배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항    이 포함되어야 한다. 이 경우 제1항 제1호 및 제2호에 해당하는 회의 중 총장이 지    정하는 회의의 발언요지는 속기록을 작성하거나 녹음기록에 그 요지를 첨부하는 방    법으로 작성한다.

③ 회의록은 당해 회의를 소집 또는 주관하는 부서에서 작성하여야 하며, 주관부서    가 불분명한 경우에는 회의참석자 중 최선임자가 속하는 부서에서 작성한다.

제 7 절  접수문서의 처리

제38조(문서의 접수․처리) ① 문서는 처리과(팀)에서 접수하여야 하며, 문서과(팀)에서    직접 받은 문서는 【별지 4】의 기록물(문서)배부대장에 기록한 후 지체없이 처리과    (팀)에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

② 접수된 문서에는 접수인을 찍고, 기록물(문서)등록대장에 접수등록번호와 접수일시   를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로    표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서과(팀)에서 직접 받은 문   서는 문서과(팀)가 접수일시를 기재하여 이를 처리과(팀)로 보낸다.

③ 제2항의 규정에 의한 접수인은 [별표 4]에 의하며, 특별한 사유가 있는 경우를 제   외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 【별지 1】 또는 【별지 2】를 사   용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다.

④ 처리과(팀)의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리 담당자에게 인계   하고, 처리 담당자는 공람할 문서에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여    그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전   자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

⑤ 제4항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리 방법을 지   시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있    다.

⑥ 총장은 정보통신망을 이용하여 우리대학교 외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도   록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지    제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소․성명 등이 불분명한     경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑦ 우리대학교의 홈페이지 또는 교직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 우리 대학교   외의 자로부터 문서를 받아 처리과(팀)에서 접수할 수 있다.

⑧ 당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작 후 지체없이 이를 문서과    (팀)에 인계하여야 한다.

⑨ 감열기록방식의 모사전송기로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신한 때에는 당해   문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기 한다.

⑩ 민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리에 관하여 따로 정하는 바에 의한다.

제39조(문서의 배부 및 처리) ① 문서과(팀)는 받은 문서가 2개 이상의 부서, 학부 또는   부속기관에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서, 학부    또는 부속기관에 보내야 한다. 처리과(팀)에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.

② 경유부서는 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 경유부서의 장 또는 최   종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유부서의 장의    명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유부서의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에   표시하거나 첨부하여 보내야 한다.

③ 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 처리과(팀)는 당해 문서를 복사하여 관련부   서 또는 부속기관에 처리과(팀)의 장의 명의로 이송하여야 한다.

제40조(문서의 반송 및 재배부 등) ①접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문   서의 생산등록번호․시행일자․제목과 반송사유를 명시하여 발신 행정기관의 장에게 이   를 반송할 수 있다.

② 처리과(팀)는 문서과(팀)로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계 받은 때에   는 지체없이 문서과(팀)에 반송하여야하며, 문서과(팀)는 당해 문서를 즉시 재배부하    되, 문서과(팀)의 장이 지정하는 처리과(팀)로 보내야 한다.

③ 처리과(팀)에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를지체   없이 문서과(팀)에 보내어 해당 처리과(팀)에 배부하도록 요청하여야 한다.

제41조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 【별지 3】의 기록물(문서) 등록대장에 등록   하고 생산등록번호를 부여하여야 한다.

제42조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제9조 내지 제   14조 및 제32조의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.

제 8 절  전자문서의 표준 및 유통

제43조(전자문서시스템 사용) ① 특별한 사유가 없는 한 행정자치부의 표준에 적합하다   고 인증을 받은 전자문서시스템을 사용하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 인증은 행정자치부장관이 지정하는 전문기관에 의한다.

제44조(행정정보시스템과 전자문서시스템간 연계) 총장은 자체적으로 운영․관리하고 있   는 행정정보시스템을 전자문서시스템 등과 연계하여 행정정보를 공동활용하는 등의    조치를 취하여야 한다.

제 3 장  정책실명제

제45조(정책실명제) ① 주요정책의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각호의 사항을 종   합적으로 기록․보존하여야 한다.

1. 주요정책의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속․직급 및 성명과 그 의견

2. 주요정책의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의․공청회․세미나 관련    준비자료 및 토의내용

② 주요정책의 결정을 위하여 공청회․세미나․관계자회의 등을 개최하는 경우에는 개최   일시․참석자․발언내용․결정사항․표결내용 등을 처리과(팀)의 직원으로 하여금 기록하게   하여야 한다.

제46조(정책자료집) ① 매년 해당 처리과(팀)는 다음 각호에 관한 정책자료집을 만들어   야 한다.

1. 주요 대학 현안 사항

2. 대규모의 공사 기타 대규모의 예산이 투입되는 사업

3. 주요 협정 및 협약의 내용

4. 기타 정책자료집으로 만들어 보존할 필요가 있는 사항

② 제1항의 규정에 의한 정책자료집에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 추진배경

2. 추진경과

3. 계획에서부터 시행․완결까지에 관련된 다음 각 목의 문서

가. 계획서․보고서․추진계획표․일정표․심사분석결과 등

나. 관련자 및 관련자별 업무분담내용

다. 공청회․세미나 및 관계자회의의 기록

라. 정책․사업 등을 변경하는 경우 변경하게 된 경위, 관련자 및 관련 기록

③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 만든 정책자료집 중 1부는 대학에서 보관하고, 1   부는 법인에 제출하여야 한다.

제47조(보도자료의 실명제공) 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 당해 자료에    담당부서․담당자․연락처 등을 함께 기재하여야 한다.

제 4 장  직인관리

제48조(종류 및 비치) ① 직인은 총장의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는    총장직인과 각 부처장의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 처장직인으로    구분한다.

② 총장직인은 문서과(팀)에서 비치․관리하고, 부처장직인은 해당 부처에서 비치․관리   한다.

제49조(특수직인) 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지직인을 가지며, 전자이미지직   인은 직인을 전자입력하여 사용하여야 한다.

제50조(규격) 직인의 모양은 총장이 정하되, 그 크기는 【별표 20】의 규격을 초과할    수 없다.

제51조(직인의 재료) 직인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하   여야 한다.

제52조(찍는 위치) 직인은 발신기관장의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.   다만, 민원서류를 발급하는 직인의 경우에는 발급기관장 표시의 오른쪽 여백에 찍을   수 있다.

제53조(관인인영의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력   하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 직인인영의 색깔을   검정색으로 할 수 있다.

제54조(인영의 내용) 직인의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 그 기관 또는   직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"의 자를 붙인다. 다만, 민원업무 등 특수업무를 처리   하기위한 직인은 그 업무집행목적에 한하여 사용되는 것임을 그 직인의 인영에 명시   하여야 한다.

제55조(등록) ① 직인의 인영을 【별지 6】직인대장에, 전자이미지직인의 인영을 당해   전자이미지직인대장에 각각 등록하여야 한다. 또한 직근 상급기관에 등록할 수 있다.

② 직근 상급기관에 직인을 등록하고자 하는 경우에는 【별지 7】에 의하여 등록신청   을 하여야 한다.

③ 전자이미지직인을 등록(재등록을 포함한다)하는 경우 【별지 8】의 전자이미지직인   대장에 의하여 문서과(팀)에 등록하고, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서과   (팀)가 전자이미지직인대장을 관리하며, 전산정보과(팀) 전자이미지직인을 컴퓨터 파일   로 관리하여야 한다.

④ 총장은 전자이미지직인을 위조 또는 부정사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하   여야 한다.

⑤ 문서과(팀)의 장은 전자이미지직인을 등록하는 경우에 일반직인의 인영을 전자이미   지직인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터화일에   등록한 후 이를 출력하여 전자이미지직인대장의 해당란에 붙여야 한다.

⑥ 직인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.

제56조(인영의 인쇄사용) ① 처리과(팀)의 장이 직인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하   는 때에는 총장의 승인을 얻기 전에 당해 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야    한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따   라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

② 처리과(팀)의 장은 제1항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에   는 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 【별지 9】의 직인인쇄용지관리대장을 비치   하고 그 사용내역을 기록․유지하여야 한다

제57조(재등록 및 폐기) ① 직인이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는    그 사유를 들어 제55조의 규정에 의거 직인을 재등록하여야 한다.

② 제1항 또는 그 밖의 사유로 관인을 폐기하고자 하는 때에는 직인대장에 직인폐기   내역을 기재하고 폐기한다. 폐기된 직인이 잘못 사용되거나 유출되지 아니하도록 하   여야 한다.

③ 전자이미지직인을 사용하는 기관은 직인을 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이   미지직인을 삭제하고, 재등록한 직인의 인영을 전자이미지직인으로 전환하여 사용하   여야 한다.

④ 전자이미지직인을 사용하는 기관은 사용중인 전자이미지직인의 인영의 원형이 제   대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지직인을 재등록하여 사용하여야 한다.

제58조(공고) 직인 또는 전자이미지직인을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 때에는 이를   공고하여야 한다.

제 5 장 기록물(문서)의 정리, 보관, 보존

제 1 절 기록물(문서)의 정리

제59조(분류 및 편철시기) ① 기록물(문서)의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여   야 한다.

② 사안별로 기록물(문서)철을 만들어 기록물을 발생순서에 따라 편철한다.

③ 처리과(팀)의 장은 단위업무별 기록물(문서)철 작성기준을 수립하여 기록물이 체계   적  으로 편철․관리되게 하여야 한다.

④ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 작성된 기록물(문서)철은 【별지 10】기록물(문    서)철등록부에 등록하여 분류번호를 부여받은 후 기록물(문서)철에 당해 분류번호를    표기하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물(문서)철에 대하여는 기록물(문서)   철의 분류번호 다음에 괄호를 하고, 괄호 안에 권호수를 기입한다.

⑤ 기록물(문서)철의 분류번호는 처리과(팀)코드, 단위업무코드 및 연도별 기록물(문서)   철 등록연번으로 구성한다.

⑥ 기록물(문서)을 기록물(문서)분류기준 및 기록물(문서)종류별 관리에 적합한 파일    및 보관용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.

⑦ 제6항의 규정에 의한 파일 및 보관용기의 규격과 관리방법은 따로 정한다.

제60조(기록물의 분류) ① 기록물은 기록물(문서)분류기준표에 따라 처리과(팀)별․단위    업무별로 분류하여 기록물(문서)등록대장에 기록한다.

② 기록물(문서)분류기준표는 총장이 정하며 이를 작성하여 고시하여야 한다. 다만,    기록물(문서)분류기준표를 전산으로 관리하는 경우 당해 전산자료를 정보통신망에 제   공한 때에는 이를 고시하지 아니할 수 있다.

③ 기록물(문서)분류기준표에는 처리과(팀)코드, 기능분류번호, 보존분류기준 및 기록   물의 검색에 필요한 특수목록의 지정 등에 관한 사항이 포함되어야 한다.

④ 기록물(문서)의 기능분류번호는 【별표 21】의 기능분류기준에 따라 대기능․중기능․   소기능․단위업무․단위사안의 5단계로 구분하여 부여하되, 단위사안에 대한 기능분류번   호는 사전에 정하지 아니하고 연도별 기록물(문서)철 등록연번으로 갈음한다.

⑤ 직제 개정 또는 기능의 신설․폐지 등으로 기록물(문서)분류기준표의 변경이 필요하   다고 인정하는 때에는 지체없이 【별지 22】의 기록물(문서)분류기준표변경신청서를    기록물(문서)관리부서의 장에게 제출하여야 한다.

⑥ 기록물(문서)분류기준표 또는 동 변경신청서를 작성함에 있어서 업무내용이 비밀로   관리되어야 할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여   하여 작성하고 당해 기록물(문서)분류기준표 관련 자료를 비밀로 분류하여 관리하여    야 한다.

제61조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리과(팀)에서 업무가 진행중에 있거나 또는    업무에 활용중인 일반문서류는 【별표 6】의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터   아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의한 편철시 기록물(문서)철의 맨 위에는 【별표 5】의 기록물(문   서)철 표지를 놓고, 그 다음에는 【별지 11】의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대   로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물(문서)철당 편철량은 100매이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하   여야 할 기록물(문서)의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기   록물(문서)철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표    시하여야 한다.

④ 처리 완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 【별표 7】의 보존용 표지   를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 【별표 8】의 규격에 의한 보존상자에   단위업무별로 넣어 관리한다.

⑤ 제4항의 규정에 의한 보존상자의 측면에는 【별표 9】의 보존상자표지를 부착하여   야 한다.

제62조(카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리과(팀)에서 비치활용기간이 종료될 때   까지 편철하지 아니한 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리과(팀)에서 비치활용이 끝난 카드류는 【별표 10】의 카드류 보존봉투에 넣어   편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항의 규정에 의하여 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투   의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉   투당 카드의 편철량은 30건이내로 함을 원칙으로 한다.

제63조(도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물(문서)철 단위로 【별표 11】에 의   한 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의하여 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을 놓고    그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내   로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편상태로 눕혀서 관리한다.

제64조(사진․필름류의 편철 및 관리) ① 사진․필름류는 기록물(문서)철 단위로 당해 사    진필름의 규격에 적합한 【별표 12】에 의한 사진․필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후   보존 상자에 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의하여 사진․필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을    놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제65조(분류번호 표시) ① 기록물(문서)철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록   에는 당해 기록물(문서)철의 분류번호를 표시하여야 한다.

② 테이프․디스크․디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 【별표 13】의 규정에 의한 표시를 하여 당해 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한    다.

제66조(기록물(문서)의 정리) ① 매년 3월 31일까지 전년도에 완결된 기록물(문서)을 정   리하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 기록물(문서)을 정리한 때에는 그 결과와 기록물(문서)등록   대장 및 기록물(문서)철등록부에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 하여야 한다.

③ 기록물(문서)의 정리는 다음 각호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 기록물(문서)등록대장 및 기록물(문서)철등록부에 등록되지 아니한 기록물이 있는    지 여부를 확인하여 누락 기록물(문서)을 추가로 등록한다.

2. 기록물(문서)등록대장의 등록사항과 실제 기록물(문서) 상태가 일치되는지 여부를    확인한 후 미비사항을 보완한다.

3. 특수목록 해당 여부를 확인하여 기록물(문서)등록대장 및 기록물(문서)철등록부에    필요한 특수목록을 추가로 기입한다.

4. 특수규격기록물(문서), 비밀기록물(문서), 개별관리기록물(문서), 저작권 보호대상     기록물(문서) 등에 해당되는지 여부를 확인하여 기록물(문서)등록대장의 특수기록물    (문서)란에 해당 항목을 모두 표시한다.

5. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 아니한 기록물(문서)이 있는지 여부    를 확인하여 누락된 기록물(문서)의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

6. 기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물(문서)의 쪽수가 일치되는지 여부를    확인한 후 기록물(문서)철 단위의 면표시를 최종적으로 확정․표기한다.

7. 기록물(문서)철별로 보존기간 책정 등의 보존분류를 실시한 후 기록물(문서)철등록    부에 그 결과를 기입한다.

8. 기록물(문서)철안에 남아 있는 철침 등 이물질을 제거한다.

9. 기록물(문서)철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인한 후 색인    목록을 전산출력의 색인목록으로 교체한다.

10. 기록물(문서)분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여    기록물(문서)분류기준표의 변경신청을 한다.

11. 기록물(문서)철을 생산연도별․보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우    생산연도는 당해 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

12. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철․정리한다.

13. 기타 문서과(팀)의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

② 총장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과(팀)별로 기록물(문서) 정리   일정을 달리하여 실시할 수 있다．

③ 제1항 제3호의 규정에 의한 특수목록의 기입 및 제7호의 규정에 의한 기록물(문서)   철별 보존분류(보존장소․비치종결일자 및 비치사유에 한한다.)는 이를 문서과(팀)의 장   이 할 수 있다.

제 2 절 기록물(문서)의 이관

제67조(기록물(문서)의 이관) ① 기록물(문서) 중 기록물(문서)분류기준표에 이관대상으   로 분류된 기록물(문서)은 처리과(팀)에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위내에서    보존한 후 서고로 이관한다. 다만, 서고가 설치되지 아니하거나 업무에 수시로 참고할   필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 9년의 범위내에서 기록물(문서)의 이관   시기를 연장할 수 있다.

② 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기록물(문서)을 이관하고자 하는 때에는 기록물    (문서)을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 【별지 12】]의 이관목록과 함께   제출하여야 한다.

③ 기록물(문서)관리부서의 장은 매년 11월30일까지 각 부서별 이관일정 및 이관 대상   등이 포함된 다음 연도의 기록물(문서) 수집계획을 수립․시행하여야 한다.

④ 기록물(문서)관리부서의 장은 제3항에 의하여 수립한 기록물(문서) 수집 계획에 의   하여 이관 3월전까지 각 부서에 당해 기록물(문서) 수집일정을 통보하고, 이관일 1월   전까지는 수집대상 기록물(문서)의 목록을 통보하여야 한다.

제68조(기록물(문서)의 이관시기 연장) 기록물(문서)의 이관시기를 연장하고자 하는 때   에는 사전에 관할 기록물(문서)관리부서의 장에게 【별지 13】에 의한 기록물(문서)이   관 연기신청서를 작성․제출하여 협의하여야 한다.

제69조(공개여부의 구분관리) ① 기록물(문서)을 이관하는 때에는 당해 기록물(문서)의   공개여부를 표시하여 이관하여야 한다.

② 기록물(문서)관리부서의 장은 소장 기록물(문서)의 공개여부를 구분하여 관리하여   야 한다.

③ 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)에 대하여는 기록물(문서)관리부서의 장이   당해 기록물(문서)을 이관 받은 후 공개여부를 재분류할 수 있다.

④ 기록물(문서)의 공개여부 구분은 기록물(문서)의 건단위 또는 쪽단위로 표시하되,    공개가 제한되는 기록물(문서)의 분량이 최소화되도록 하여야 한다.

⑤ 공개가 제한되는 기록물(문서)로 표시된 기록물(문서)이 보존기간의 기산일부터 30   년이 경과한 경우에는 당해 기록물(문서)의 공개여부를 재분류 하여야 한다.

제70조(시청각기록물의 이관시기) ① 보존기간이 준영구 이상인 시청각기록물은 보존    기간의 기산일부터 5년이 경과하기 전에 서고로 이관하여야 한다. 다만, 【별표 14】   의 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합한 서고와 관리장비를 갖춘 경우 또   는 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일   부터 9년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 시청각기록물을 관리하여야 하는 기록물(문서)관리부서가    시청각기록물의 관리에 적합한 전용서고와 관리장비를 갖추지 아니한 경우에는 당해   시청각기록물을 처리과(팀)에서 보존하여야 한다.

제 3 절 기록물(문서)의 보존

제71조(보존매체의 종류와 규격) 이 규정에 의한 보존매체의 종류와 규격은 【별표 1    5】와 같다.

제72조(보존기간) ① 기록물(문서)의 보존기간은 영구․준영구․20년․10년․5년․3년․1년의 7종   으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 【별표 2】와 같다.

② 기록물(문서)의 보존기간은 제1항의 규정에 의한 보존기간별 분류기준과 기록물(문   서)분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 처리과(팀)의 장이 기록물(문서)의 정리     시에 기록물(문서)철 단위로 책정한다. 다만, 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는   기록물에 대하여는 문서과(팀)의 장이 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③ 보존기간의 기산일은 당해 기록물(문서)의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해    1월 1일로 한다.

④ 보존기간이 준영구로 되어 있는 기록물(문서)에 대하여는 보존기간의 기산일부터     50년이 경과하면 20년마다 기록물(문서)관리부서의 장이 보존기간을 재분류하여야      한다.

제73조(보존방법) 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)의 보존방법은 다음 각호와    같으며, 기록물(문서)의 보존방법별 분류기준은 【별표 3】과 같다.

1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

2. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

3. 원본을 그대로 보존하는 방법

제74조(보존장소) ① 보존기간이 20년 이하인 기록물(문서) 중 기록물(문서) 분류기표에   이관대상으로 분류된 기록물(문서)은 보존기간 종료시까지 서고에 보존한다.

② 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)은 관할 전문관리기관으로 이관하여 보존하   여야 한다. 다만, 다음 각호의 1에 해당하는 기록물(문서)은 서고에 보존할 수 있다.

1. 비치기록물(문서)로서 사료적 가치가 높지 아니한 기록물(문서)

2. 보존매체에 수록․보존할 경우 원본은 보존하지 아니하여도 되는 기록물(문서)

3. 제3조 각호의 1에 해당하는 기록물(문서). 다만, 관할 전문관리기관의 장이 수집․보    존이 필요하다고 인정하여 기록물(문서)분류기준표에 지정한 영구보존 기록물(문서)    의 경우에는 그러하지 아니하다.

제75조(기록물의 평가분류) ①기록물(문서)관리부서의 장은 보존기간이 준영구 이상인   소장 기록물(문서)에 대하여 당해 기록물(문서)의 보존가치와 상태를 평가한 후 그 결   과에 따라 기록물(문서)을 관리하여야 한다.

② 기록물(문서)의 보존가치는 【별표 18】의 기록물(문서)의 보존가치평가기준에 따   라 당해 기록물(문서)의 사료적 가치, 증빙자료적 가치 및 업무참고적 가치를 종합평   가하여 3개 등급으로 분류한다.

③ 기록물(문서)의 상태는 【별표 19】의 기록물(문서)의 상태평가기준에 따라 당해 기록   물(문서)의 재질 및 훼손정도를 평가하여 3개 등급으로 분류한다.

제76조(기록물의 서고 배치) ① 서고에 입고하는 기록물(문서)철 중 보존기간이 준영구   이상인 기록물(문서)철에 대하여는 동일한 기록물 형태별․보존가치등급별․보존기간별    일련번호로 구성되는 관리번호를 부여하고, 당해 관리번호순으로 기록물(문서) 철을    배열하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 기록물(문서)철을 서가에 배치하는 때에는 【별지 14】의    서가배치서를 작성하고, 이에 따라 배치하여야 한다.

③ 보존기간이 20년 이하인 경우에는 기록물(문서)형태별․보존기간별․생산연도별로 구   분하여 배열한다.

제77조(살균소독 등의 보존처리) ① 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)을 보존하   는 서고에 대하여는 연 1회 이상 서고 전체에 대한 살균소독을 실시하여야 한다.

② 보존기간이 준영구 이상인 종이류 기록물 중 산성화 정도가 pH 6.5 이하인 기록물   에 대하여는 서고에 입고하기 전에 탈산처리를 실시함을 원칙으로 한다.

③ 기록물(문서)관리부서의 장은 살균소독이나 탈산처리 등 기록물의 보존처리를 행하   는 경우 【별지 15】의 기록물보존처리서를 작성하여야 한다.

제78조(서고 및 서가번호의 표시) 서고에 대하여는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이   를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

제79조(서고의 관리책임자 지정) 기록물(문서)관리부서의 장은 서고의 관리책임자를 지   정하고, 당해 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입․출고가 통제되도록 하   여야 한다.

제80조(소장 기록물의 점검) ① 소장 기록물(문서)에 대한 점검주기는 【별표 16】와    같다.

② 기록물(문서)관리부서의 장은 제1항의 규정에 의하여 기록물(문서)이 정기적으로    점검될 수 있도록 【별지 16】의 기록물점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물(문   서)을 정수점검과 상태점검을 실시하여야 한다.

제81조(목록의 작성비치) ① 기록물(문서)관리부서의 장은 소장기록물(문서)에 대한 본   목록과 세부목록을 작성․비치하여야 한다. 다만, 비밀기록물 기타 공개가 제한되는     기록물(문서)에 대하여는 그러하지 아니하다.

② 기본목록은 기록물(문서)철단위로, 세부목록은 기록물(문서)의 건단위로 작성한다.

제82조(비밀기록물(문서)의 보존관리) ① 비밀기록물(문서)을 생산하는 때에는 기록물    (문서)분류기준표에 의한 보존기간과 보존기간별 분류기준을 참고하여 당해 비밀원본   의보존기간을 비밀보호기간의 책정과 동시에 정하여야 한다.

② 비밀기록물(문서)의 원본에 대하여 다음 각호의 1에 해당하는 사유가 발생한 경우   에는 사유발생일이 속하는 해의 다음 연도 중에 당해 기록물(문서)을 서고로 이관하    여야 한다. 다만, 업무활용 기타 부득이한 사유로 이관이 곤란하다고 인정되는 비밀    기록물(문서)의 원본에 대하여는 기록물(문서)관리부서의 장과 협의하여 이관시기를    연장할 수 있다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 비밀보호기간이 만료된 경우

3. 생산 후 30년이 경과한 경우

③ 제2항의 규정에 의하여 서고로 이관하는 기록물 중 비밀기록물(문서)은 건별로 봉   투에 넣어 봉인한 후 봉투의 접합부분에 【별표 17】의 비밀기록물 봉인표지를 부착   한 상태로 기록물(문서) 이관목록과 함께 이관하여야 한다.

④ 기록물(문서)관리부서의 장은 당해 부서가 관리하는 비밀기록물(문서) 중 다음 각   호의 1에 해당하는 기록물(문서)에 대하여 재분류를 실시할 수 있다.

1. 보존기간의 기산일부터 30년이 경과한 비밀기록물(문서). 다만, 비밀보호기간이 남    아 있는 비밀기록물(문서)인 경우에는 생산부서와의 협의를 거쳐야 한다.

2. 생산부서와 협의하여 재분류를 위임받은 비밀기록물(문서)

3. 당해 기록물(문서)의 생산부서가 폐지되고 그 기능을 승계한 부서가 분명하지 아    니한 비밀기록물(문서)

⑤ 기록물(문서)관리부서의 장은 제3항의 규정에 의한 봉인 및 개봉관련 사항을【별지   17】의 비밀기록물(문서)봉인대장에 기록하여야 한다.

⑥ 기록물(문서)관리부서의 장은 비밀기록물(문서)에 대하여 별도의 전용서고를 설치   하고 비밀기록물(문서) 관리요원을 지정하여야 하며, 비밀기록물(문서)의 취급과정에    서기밀이 누설되지 아니하도록 필요한 보안대책을 수립․시행하여야 한다.

제83조(전자문서의 관리) ① 생산하는 전자문서는 행정자치부장관이 정하는 표준에 맞   도록 생산․관리하여야 한다.

② 전자문서로 생산 또는 접수한 기록물(문서)은 처리과(팀)별로 기록물(문서)등록대장   에 일반문서와 함께 등록․관리하며, 전자문서의 편철은 당해 기록물(문서)등록대장에    분류등록사항을 기입하는 것으로 갈음한다.

③ 전자문서의 이관은 기록물(문서)생산현황을 통보하는 때에 전자문서의 복사파일을   함께 제출하는 방법으로 한다.

④ 전자문서는 컴퓨터파일로 보존하되, 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)에 대   하여는 기록물(문서)관리부서의 장이 마이크로필름 또는 종이문서 등 육안으로 판독    이 가능한 보존매체에 수록하여 중복 보존함을 원칙으로 한다.

⑤ 전자문서를 관리하는 기록물(문서)관리부서의 장은 제1항의 규정에 의한 표준의 전   자문서와 호환성이 유지되도록 당해 컴퓨터파일을 계속적으로 전환․관리하여야 한다.

⑥ 기록물(문서)관리부서가 수집․보존하는 전자문서는 보존기간이 종료된 뒤에도 이를   폐기하지 아니하고 계속 보존할 수 있다.

제84조(준영구이상 보존기록물(문서)의 반출제한) ① 보존기간이 준영구 이상인 기록물   (문서)에 대하여는 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.

② 보존기간이 준영구 이상인 기록물(문서)을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반   출하고자 하는 때에는 당해 서고를 관리하는 기록물(문서)관리 부서의 장의 승인을     받은 【별지 18】의 기록물반출․반입서를 당해 서고관리자에게 제출하여야 한   다.

제 4 절  기록물(문서)의 폐기

제85조(기록물(문서)의 폐기) ① 기록물(문서)(비밀기록물을 제외한다)의 폐기는 기록물   (문서)관리담당자의 심사 및 기록물(문서)폐기심의회의 심의 후 총장의 승인을 얻어    기록물(문서)관리부서의 장이 행한다.

② 제1항의 규정에 의한 기록물(문서)폐기심의회는 총장이 기록물(문서)의 폐기시 수   시로 구성․운영하되, 심의회의 위원은 기록물(문서)의 보존가치의 평가에 적합하다고    인정되는 5인 이내의 소속 교직원으로 구성함을 원칙으로 한다.

③ 기록물(문서)을 폐기하고자 하는 때에는 【별지 19】에 의한 기록물(문서)폐기심의   서를 작성하고, 이에 따라 폐기하여야 한다.

제 5 장  협조사무

제86조(부서간 업무협조) ① 다음 각호의 1에 해당하는 업무를 행하고자 하는 때에는    당해 업무의 기획․확정․공표 또는 시행 전에 관계 부서의 업무협조를 받아야 한다. 이   경우 업무협조의 요청을 받은 부서는 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야   한다.

1. 2개 이상의 부서가 공동으로 행하는 것이 필요한 업무

2. 다른 부서의 행정지원을 필요로 하는 업무

3. 다른 부서 또는 상급 부서의 인가․승인 등을 거쳐야 하는 업무

4. 기타 다른 부서의 협의․동의 및 의견조회 등이 필요한 업무

② 업무협조를 요청함에 있어서는 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해 업무협조   사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 송부하여야 한다.

제87조(업무협조의 방법) 업무협조는 다음의 방법에 의한다.

1. 문서에 의한 협조

2. 회의 등에 의한 협조

3. 공동업무팀 편성 등에 의한 협조

4. 전화 등에 의한 협조

제88조(문서에 의한 협조) ① 협조를 하는 그 기안문에 직접 관계 부서의 장의 협조서   는 때에는 당해 부서의 장의 협조서명에 앞서 관계 업무를 담당하는 부서와 협의를    하여야 한다.

② 제1항에 의하지 않는 문서에 의한 협조는 【별지 23】협조문으로 한다.

제89조(회의 등에 의한 협조) ① 회의 등에 의한 협조를 요청하는 부서는 회의 등의 안   건 및 관계 자료를 회의개최 5일전까지 관계 부서에 송부하여 미리 그 내용을 검토    할 수 있도록 하여야 한다.

② 관계 부서와의 업무협조를 종결시키고자 하는 회의 등에 참석하는 관계 교직원은   회의 등의 안건에 관하여 미리 결재권자의 승인을 얻어야 하며, 필요한 때에는 문서   로 의견을 제출할 수 있다.

③ 회의 등에 의한 업무협조를 요청한 부서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는   【별지 25】의 (협조)회의록에 회의 등의 내용을 기록․유지하여야 한다.

제90조(공동업무팀 편성 등에 의한 협조) 공동업무팀 편성 등을 위한 인원의 지원을 요   청받은 부서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.

제91조(전화 등에 의한 협조) 전화 등에 의한 협조를 하는 경우에는 【별지 26】의 '전   화 및 구두 협조처리문'을 작성하여야 한다.

제92조 (지정․수시협조의 기준) 협조를 하는 때에는 다음 사항을 검토하여야 한다.

1. 협조요청 목적의 타당성

2. 협조요청 대상기관의 타당성

3. 협조처리기간의 타당성

4. 협조요청내용의 명확성

5. 관계 부서 등과의 사전협조 여부

제93조(처리기간) 협조의 처리기간은 업무협조를 요청하는 부서가 업무협조 내용과 그   처리 및 회신에 필요한 기간 등을 참작하여 정하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외   하고는 다음의 구분에 의한 처리기간을 부여하여야 한다.

1. 위원회 등의 심의를 거쳐야 하는 경우 … 30일 이상

2. 상급부서의 결정 등을 거쳐야 하는 경우 … 25일 이상

3. 관계부서의 업무협조를 거쳐야 하는 경우 … 20일 이상

4. 자체종합계획의 수립을 필요로 하는 경우 … 20일 이상

5. 기타 경미한 사안에 대한 업무협조 … 7일 이상

제94조(업무협조문서의 보완) ① 업무협조요청을 받은 부서가 협조요청문서에 흠이 있   음을 발견한 때에는 접수한 날부터 3일 이내에 업무협조요청 부서에 보완을 요구하여   야 한다. 이 경우 보완요구사항을 구체적으로 명시하여 일괄 요구하여야 하며, 5일 이   상의 보완기간을 부여하여야 한다.

② 보완요구부서는 제1항의 규정에 의한 보완기간의 만료일부터 7일이 경과하여도 보   완문서가 도달되지 아니한 때에는 당해 협조요청문서를 협조요청기관에 반려할 수     있다.

제95조(업무협조의 촉구) 업무협조요청부서는 협조문서가 처리기간내에 도달되지 아니   한 때에는 당해 협조부서에 대하여 5일 이상의 처리기간을 부여하여 협조를 촉구할    수 있다.

제 6 장  서식관리

제96조(서식의 제정) 부서에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할   수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제97조(서식설계의 일반원칙) ① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제9조 제4항의 규정에   의한 용지의 규격과 같게 한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 기타    특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하   지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호․접수   등록번호․수신자․시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③ 서식에는 호적․병적․연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설   치하지 아니한다.

④ 민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차․연락처․처리기간 및 전자적 처리가능 여부   등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.

⑤ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하   거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니된다.

⑥ 서식은 서식에 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을 선택적으로    할 수 있도록 설계하여야 한다.

⑦ 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여   기입항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다.

⑧ 서식에는 가능한 한 우리 대학교의 로고․상징․마크 또는 홍보문구 등을 표시하여    우리 대학교의 이미지가 제고될 수 있도록 하여야 한다.

제98조(지질 및 단위당 중량결정기준) 서식용지의 지질 및 단위당 중량을 결정하는 때   에는 다음 사항을 참작하여야 한다.

1. 사용목적

2. 보존기간 및 보존방법

3. 기재방법

4. 복사방법 및 복사매수

5. 사용빈도

6. 사무자동화기기의 활용여부

제99조(서식의 승인 등) ① 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 총장의 승인을   얻어야 한다. 다만, 부서간 또는 공통으로 사용되지 아니하는 서식이나 단순․경미한    서식은 해당 부서의 장이 정한다.

② 제1항에 의하여 승인된 서식에 대하여 업무의 전산화 등으로 승인된 서식을 그대   로 사용할 수 없는 경우와 단순히 자구수정이나 활자크기․종이류 등을 변경하고자 할   경우에는 서식제정의 근본목적을 침해하지 아니하는 범위 안에서 기재항목 또는 형식   등을 변경하거나 자구수정, 활자크기 또는 종이류 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이   경우 제1항의 규정에 불구하고 사후통보로 승인에 갈음할 수 있다.

③ 서식을 제정한 부서가 서식을 폐지한 때에는 지체없이 그 사실을 각 부서에 통보   하여야 한다.

제100조(서식승인의 신청) ① 서식의 승인을 신청하는 때에는 승인신청서식 목록, 서식   초안 및 【별지 20】의 서식제원표 각 2부를 서식관리 업무를 관장하는 부서에 제출   하여 그 심사를 받아야 한다. 이 경우 서식초안은 특별한 사유가 있는 경우를 제      외하고는 전산기기에 의하여 작성하여야 한다.

② 2개 이상의 부서에 관계되는 서식은 관계 부서간의 사전협의를 거쳐야 한다.

제101조(서식승인 통보) 서식승인 부서가 서식을 승인한 때에는 승인서식목록, 당해 서   식 및 【별지 20】의 서식제원표를 붙여 당해 서식의 승인신청부서에 통보하여야 한   다.

제102조(서식제원의 표시) 서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격․지질 및 단위   당 중량을 표시하는 때에는 다음의 예시와 같이 용지의 규격 다음에 괄호하여 지질    및 단위당 중량을 표시하여야 한다.

(예시) 210㎜×297㎜(일반용지60g/㎡(재활용품))

제103조(서식의 전산관리) 부서의 장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에   의하여 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.

제7장 업무편람

제104조(업무편람의 작성․활용) ① 각 부서가 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무   에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화․전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용   함을 원칙으로 한다.

② 업무편람은 다음 사항이 포함되도록 작성하되, 수시로 보완하여 활용할 수 있도록   하여야 하며, 사무인계․인수시에는 이를 함께 인계․인수하여야 한다.

1. 관련 업무현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 기타 업무처리에 필요한 참고사항

제105조(업무편람의 심의) ① 총장은 업무편람을 발간함에 있어서 필요한 경우에는 우   리 대학교 교직원 및 관계 전문가를 심의자문위원으로 위촉할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의한 심의자문위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 기타 필   요한 경비를 지급할 수 있다.

제106조(업무편람의 수정 및 보완) 업무편람의 발간부서는 관련제도의 변경 등으로 업   무편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정    또는 보완하여야 한다.

제107조 (업무편람의 작성대상)  ① 업무편람은 부서별로 작성한다.

② 업무편람은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 우리 대학교의 직제에 규정된   최하 단위부서별로 작성한다.

제108조(업무편람의 관리) ① 처리과(팀)의 장은 정기 또는 수시로 업무편람의 내용을   점검하여야 한다.

② 업무편람은 컴퓨터화일로 관리할 수 있다.

제 8 장  사무환경

제109조(사무환경의 관리) 부서의 장은 사무환경을 사무능률의 향상 및 교직원의 건강   보호를 기할 수 있도록 조성․관리하여야 한다.

제110조(사무실의 환경) 총장은 사무실내의 조명, 온․습도, 공기, 소음, 색채 등 환경 요   소에 대한 관리기준을 정할 수 있다.

제111조(사무환경관리의 점검) 행정처장은 사무환경개선을 위하여 필요하다고 인정하는   때에는 각 부서의 사무환경관리실태를 조사하여 조언할 수 있다.

제 9 장  행정사무개선

제112조(행정사무개선의 추진) ① 부서의 장은 학생에 대한 서비스의 질을 향상시키고   행정의 생산성을 높이기 위하여 지속적으로 당해 부서의 행정사무의 수행절차 및 방   법을 개선하여야 한다.

② 부서의 장은 행정사무개선을 추진하기 위하여 당해 부서의 사무에 대한 체계적인   목표관리를 행하도록 노력하여야 한다.

③ 행정처장은 제2항의 규정에 의한 목표관리를 지원하기 위하여 종합계획을 수립․실   시하여야 한다.

제113조(행정능률진단의 실시 등) 총장은 각 부서의 사무개선지원과 행정의 능률향상을   위하여 행정사무의 절차 및 방법, 수행체계 및 관련제도 등을 분석․재설계하는 행정능   률진단을 실시할 수 있다.

제114조(행정사무개선관련 위원회 운영) 행정사무개선에 관한 정보를 교환하고 경영 기   법을 행정에 도입하기 위하여 위원회를 구성․운영할 수 있다.

제115조(사무관리 감사) 행정처장은 필요하다고 인정하는 때에는 총장의 명을 받아 각   행정부서, 학부 및 부속기관에 대한 사무관리감사를 실시할 수 있다.

제116조(사무관리규정 위반자에 대한 조치) 총장은 다음 각호의 1에 해당하는 교직원에   대하여는 징계 및 기타 필요한 조치를 하여야 한다.

1. 결재가 끝난 문서를 등록하지 아니한 자

2. 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안․검토 및 결재를 한 자

3. 관인을 부당하게 사용한 자

4. 문서를 위조 또는 변조한 자

5. 서명을 위조 또는 변조한 자

6. 보고지연의 책임이 있는 자

7. 업무협조지연의 책임이 있는 자

제117조(사무관리에 관한 교육) ① 부서의 장은 소속 교직원에 대하여 연1회 이상 사무   관리에 관한 교육을 실시하여야 한다.

② 행정처장은 부서의 장이 사무관리에 관한 교육의 지원을 요청하는 경우에는 지원   을 할 수 있다.

부   칙

제1조(시행일) 이 규정은 2004년 1월 1일부터 시행한다.

제2조(다른 규정의 폐지) 문서규정은 이를 폐지한다.

부   칙

제1조(시행일) 이 규정은 2014년 6월 13일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 관인을 직인으로 명칭 변경하여 시행한다.

【별지 1】

□담대한 혁신! 유쾌한 도전!”

위 덕 대 학 교

수신자                     (                 )

(경유)

제목

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

붙임

발 신 명 의 □

수신자

기안자(직위/직급)  서명    검토자(직위/직급)  서명    결재권자(직위/직급)  서명

협조자 (직위/직급)  서명

시행 처리과(팀)명-일련번호 (시행일자)             접수 처리과(팀)명-일련번호 (시행일자)

우 780-713   주소 경주시 강동면 동해대로 261 /  홈페이지 주소 www.uu.ac.kr

전화 (054)760-      전송 (054)760-      /  전자우편주소 ____@uu.ac.kr  /  공개 비공개(6)

【별지 2】

□담대한 혁신! 유쾌한 도전!”

위 덕 대 학 교

수신자                        (                )

(경유)

제목

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

본 서식은 표제부입니다.

본문의 내용은 본문부(별도화일)를 이용하시기 바랍니다.

본문 내용에 대한 의견이 있는 경우에만 아래에 기재합니다.

1, 의견내용

2, 의견을 표시한 자의 소속, 직위(직급) 및 성명

발 신 명 의 □

수신자

기안자(직위/직급)  서명    검토자(직위/직급)  서명    결재권자(직위/직급)  서명

협조자 (직위/직급)  서명

시행 처리과(팀)명-일련번호 (시행일자)             접수 처리과(팀)명-일련번호 (시행일자)

우 780-713   주소 경주시 강동면 동해대로 261 /  홈페이지 주소 www.uu.ac.kr

전화 (054)760-      전송 (054)760-      /  전자우편주소 ____@uu.ac.kr  /  공개 비공개(6)

제목

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

(본문 내용)

붙임

【별지 3】

기록물(문서)등록대장

(처리과(팀)코드 :              연도 :           )

기 본 등 록 사 항													분 류 등 록 사 항					시청각기록물추가등록사항
등록 구분	생산 (접수)등록 일자	생산 (접수)등록 번호	첨부 번호	제 목	쪽수	결재권자	기안자 (업무담당자)	시행* 일자	수신자* (발신자)	문서과(팀) 배부번호	생산부서 등록번호	전자 기록물여부	분류 번호	특수 기록물*	공개 여부	공개제한 부분표시*	특수 목록*	내용요약	기록물 (문서) 형태*
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮	⑯	⑰	⑱	⑲	⑳

비고 : * 표시는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임.

	〈 기입요령 〉
① 등록구분 : 기록물의 등록종류 (1. 일반문서류 생산․발송 2. 일반문서류 접수 3. 도면류 생산․발송 4. 도면류 접수 5. 사진․필름류 6. 녹 음․동영상류 7. 카드류 생산․접수 8. 카드류 이첩발송)를 선택하여 기입한다. 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이(예 : 본문은 전자문서로 작성되었으나 첨부물은 전자문서가 아닌 경우, 일반문서에 도면, 카드, 시청각기록물 등과 같은 기록물이 첨부물로 되어 있는 경우 등)하여, 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요 한 경우에는 첨부등록 해당 여부를 추가로 선택하여 기입한다. ② 생산(접수)등록일자 : 생산 또는 접수 기록물(문서)의 등록 일자를 기입한다.(예 : 2002. 6. 4.) 다만, 민원 문서 등 시․분까지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다.(예 : 2002. 6. 4, 14:00) ③ 생산(접수)등록번호: 처리과(팀)부서코드와 연도별 일련번호를 기입한다. 다만, 외관상 처리과(팀)를 바로 알 수 있도록 처리과(팀)명과 연도별 일련번호가 동시에 연계되도록 하여야 한다. (예 : 총무팀-1) ※ 카드류는 등록번호를 부여한 후, 이를 해당 카드류에 반드시 연필로 표기한다. 생산한 카드류를 이첩하는 경우에는 시행일자와 수신자란에 이첩발송일과 받은 부서명을 기입하여야 한다. 다른 부서에서 이첩 받는 경우에는 이전 부서에서 표시한 생산등록번호를 지우고, 접수 부서의 접수등록번호를 표기하여 관리한다. ④ 첨부번호 : 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이하여 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요한 경우에 첨부물 분리등록의 방법을 사용하여 본문의 생산․접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호를 기입한다. ⑤ 제목 : 기록물(문서)의 제목을 기입한다. 다만, 첨부등록의 경우에는 본문에 기재되어 있는 첨부제목을 기입한다. ⑥ 쪽수 : 기록물(문서)의 총쪽수(분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고, 첨부물의 쪽수까지 포함된 총쪽수)를 기입하며, 사진․필름 류는 총매수를 기입하지 않고, 녹음․동영상류 시청각기록물은 수록된 분량을 시간(분단위)으로 환산하여 기입한다.(예 : 녹음테이 프가 10분짜리 분량일 경우 “10분”으로 기입) ⑦ 결재권자 : 결재권자의 직위(직급)명칭을 기입한다. ⑧ 기안자(업무담당자) : 생산문서의 경우에는 기안자의 성명을, 접수문서의 경우에는 해당 업무담당자의 성명을 기입한다.

⑨ 시행일자 : 기록물(문서)의 시행일자를 기입한다.(예 : 2002. 6. 4.)

⑩ 수신자(발신자) : 당해 행정기관의 장의 직위를 기입한다.

⑪ 문서과(팀) 배부번호 : 문서과(팀)에서 접수하여 배부한 경우에는 문서과(팀)의 기록물(문서)배부대장에 기재된 해당 기록물(문서)의 배부             번호를 기입한다.

⑫ 생산기관 등록번호 : 접수된 기록물(문서)에 표기되어 있는 생산기관에서 부여한 등록번호를 기입한다.

⑬ 전자기록물(문서)여부 : 해당 기록물(문서)의 전자기록여부를 전자, 비전자 중 하나를 선택하여 기입한다.

⑭ 분류번호 : 해당 기록물(문서)이 편철되는 기록물(문서)철의 분류번호(처리과(팀)코드＋단위업무코드＋연도별 기록물(문서)철등록연번)를   선택하여 기입한다.

※ 기록물(문서)등록대장에 분류번호를 선택․기입하기 위하여는 기록물(문서)철이 먼저 기록물(문서)철등록부에 등록되어 있어야 한다.

⑮ 특수기록물(문서) : 비밀기록물(문서), 개별관리기록물(문서), 저작권보호기록물(문서), 특수규격기록물(문서)의 해당여부를 선택하여 기입        하며, 2가지 이상에 해당되는 경우에는 복수로 선택하여 기입해야 한다.

⑯  공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 “부분공개(   )” 또는 “비공개(   )”  로 표시하여 괄호안에 [별표 11]의 규정에 따라 비공개 대상정보의 구분번호를 선택하여 기입한다.

2가지 이상에 해당하는 경우에는 복수로 선택하여 기입하여야 한다.

⑰ 공개제한부분표시 : 부분공개기록물(문서)로 선택된 기록물(문서)은 반드시 공개가 제한되어야 할 부분의 범위를 기입한다.

(예 : 3쪽부터 4쪽까지만 비공개일 경우 3-4)

※ 사진․필름류, 녹음․동영상류 기록물의 경우에는 다음과 같은 사항을 추가로 기입한다.

⑲ 내용요약 : 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 촬영일시, 촬영장소와 내용에 대한  간단한 설명을 기입하고, 사진상 주요인물의 성명    과 직위, 위치정보(예 : “앞열 좌측에서 4번째”, “두번째 줄의 중앙”, “맨뒷줄 왼쪽에서 3번째”)를 기입한다. 녹음․동영상류     시청각기록물의 경우에는 녹음 또는 촬영일시와 수록내용을 요약하여 기입하되, 내용 중에 등장하는 주요인물의 성명, 직위    와 위치 정보를 반드시 기입한다.

⑳ 기록물(문서)형태 : 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 사진, 필름, 슬라이드 중 해당 사항을 선택하여 기입하되, 2종 이상인 경우(예         : 사진과 필름이 모두 있는 경우)에는 해당 항목을 모두 복수로 선택하여 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의          경우에는 녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, 음반SP, 음반LP, 음반CD, 음반LD, 음반DAT 등          중에서 하나를 선택하여 기입한다.

【별지 4】

기록물(문서)배부대장

(문서과용)

(부서코드 : ⑧       연도 :         )

접 수 사 항				배 부 사 항
배부번호	접수일자	생산부서 등록번호	제 목	배부일자	받은 부서명	인수자 (서명)
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦

	〈 작성요령 〉
① 배부번호 : 배부번호(접수부서코드 + 접수년도 + 일련번호) 중의 일련번호를 기입한다. ② 접수일자 : 문서과(팀에서 해당 기록물(문서)을 접수한 일자를 기입한다.(예 : 2002. 6. 4.) 다만, 민원문서 등 시․분까지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다.(예 : 2002. 6. 4. 14:00) ③ 생산부서 등록번호 : 접수된 기록물(문서)에 표시되어 있는 생산부서에서 부여한 생산등록번호를 기입한다. ④ 제목 : 접수한 기록물(문서)의 제목을 기입한다. ⑤ 배부일자 : 해당 기록물(문서)을 처리과(팀)로 배부한 일자를 기입한다. ⑥ 받은 부서명 : 해당 기록물(문서)을 받은 처리과(팀)명을 기입한다. ⑦ 인수자 : 해당 기록물(문서)을 인수한 사람의 성명을 기입한다. ⑧ 부서코드: 당해 문서과(팀)가 속하는 단위부서의 코드를 기입한다.

【별지 5】

사무 인계․인수서

1. 인적사항

인계자	소 속	직위	성 명	인수자	소 속	직위	성 명	인계사유

2. 인계․인수 업무사항

인계․인수할 업무사항	중요 문제점 및 개선사항

3. 진행 및 미결사항

진 행 사 항	미 결 사 항 (계획포함)

4. 인계․인수서류 및 비품목록

서 류	비 품

상기 사항을 정히 인계․인수함.

년    월    일

인계자                 □

인수자                 □                입회자                  □

【별지 6】

직  인  대  장

직 인 명
종 류		□총장직인 □부처장직인 □특수직인			관리부서
□ 등 록 ․ □ 재 등 록 직 인	(인 영)		등 록 일 ( 재등록일 )	년 월 일
			새 긴 날	년 월 일
			새긴사람	주 소 : 성명 및 상호 : 주민등록번호 :
			최초사용일	년 월 일
			재 료
			등록(재등록) 사 유
			공 고	년 월 일 공고 제 - 호
			비 고
폐 기 직 인	(인 영)		등 록 일 ( 재등록일 )	년 월 일
			폐 기 일 (분 실 일)	년 월 일
			폐기사유	□ 마멸 □ 분실 □ 기타( )
			폐기방법	□ 소각 □ 이관 □ 기타( )
			폐 기 자 (분 실 자)	소 속 : 직 급 : 성 명 :
			공 고	년 월 일 공고 제 - 호
			비 고
※ 직인을 최초로 등록한 때에는 □등록란에 V표를, 재등록한 때에는 □재등록란에 V표를 한다. ※ 비고란은 관련문서의 등록번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다.

210㎜×297㎜(보존용지(1종)70g/㎡) 또는 210㎜×297㎜(한지)

【별지 7】

위덕대학교

수신자               (                       )

□ 직인등록(재등록) 신청

제목  □ 직인폐기신고

□ 전자이미지직인등록(재등록) 신청

직 인 명
종 류		□ 총장직인 □ 부처장직인 □ 특수직인
등 록 (재등록, 폐기) 사 유
폐기대상 직인처리	폐 기 예 정 일 ( 분 실 일 )	년 월 일
	폐 기 방 법	□이관 □기타( )
	폐 기 자 ( 분 실 자 )	소속 : 직급 : 성명 :
비 고

위덕대학교총장 □

기안자(직위/직급)   서명     검토자(직위/직급)  서명     결재권자 (직위/직급)    서명

협조자(직위/직급)   서명

시행  총무팀-0001 (2003. 12. 12)       접수   처리과명-일련번호 (접수일자)

우 780-713  주소  경주시 강동면 동해대로 261   /  홈페이지 주소 www.uu.ac.kr

전화  ( 054 ) 760 - 1037  전송 ( 054 ) 760 - 1039   /  전자우편주소  sjma@uu.ac.kr  /  비공개

210mm×297mm (일반용지 60g/㎡(재활용품))

【별지 8】

전자이미지직인대장

직 인 명
종 류		□ 총장직인 □ 부처장직인 □ 특수직인
□ 등 록 ․ □ 재 등 록	전자이미지직인인영		등록일(재등록일) : 년 월 일 최초사용일 : 년 월 일
	전자이미지직인 등록당시의 일반직인 인영		등록(재등록) 사 유
			관리부서
			비 고
폐기	전자이미지직인 인영		등록일(재등록일) : 년 월 일 폐기일 : 년 월 일
			폐기사유
			폐 기 자	소속 : 직급 : 성명 :
			비 고

비 고

전자이미지직인을 등록할 당시의 일반직인의 인영을 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터화일에 등록하며, 컴퓨터화일에 등록된 전자이미지직인을 출력하여 그 전자이미지직인의 인영을 해당란에 붙여야 한다.

210㎜×297㎜(보존용지(1종)70g/㎡) 또는 210㎜×297㎜(한지)

【별지 9】

관인 인쇄용지 관리대장

인쇄 문서명
직인명				인쇄직인 규격
일 자	인쇄량 (매)	사용량 (매)	사 용 내 역		잔여량 (매)	확 인 (서명)

【별지 10】

기록물(문서)철 등록부

(처리과(팀)코드:              연도:           )

기 본 등 록 사 항						보 존 분 류 사 항
단위 업무 코드	생산 년도	기록물철등록연번	기 록 물 철 제 목	특수* 목록	기록물형태	종료 연도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치 종결 일자	비치 사유	업 무 담당자
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

비고 : *표는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임.

	〈 기입요령 〉
기록물(문서)철을 등록할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 단위업무코드 : 해당 기록물(문서)철의 단위업무코드를 선택하여 기입한다. ② 생산년도 : 해당 기록물(문서)철의 생산년도를 기입한다. ③ 기록물(문서)철등록연번 : 처리과(팀)의 단위업무별 기록물(문서)철의 등록연번을 기입한다 기록물(문서)철을 분철하여 등록할 경우에는 동일한 등록연번을 부여하고 권호수를 추가로 표기하여야 한다. 권호수의 표기는 등록번호 뒤에 ( )안에 추가하고 ( )안에 권호수를 기입한다. ④ 기록물(문서)철 제목 : 기록물(문서)철의 제목을 기입한다. ⑤ 특수목록 : 기록물(문서)분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우(다만, 특수목록 위치가 사안단위로 지정되어 있는 경우에만 해당)에는 해당 목록을 기입한다. ⑥ 기록물 형태 : 일반문서, 도면류, 사진․필름류 시청각기록물, 녹음․동영상류 시청각기록물, 카드류 중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑦ 종료년도 : 해당 기록물(문서)철의 사안처리가 종료된 연도를 기입한다. ⑧ 보존기간 : 영구․준영구․20년․10년․5년․3년․1년 중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑨ 보존방법 : 본 규정 제73조 [별표 3]의 규정에 따라 해당 번호를 기입한다. ⑩ 보존장소 : 처리과(팀)․문서고․전문관리기관 중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑪ 비치종결일자 : 처리과(팀)내에서의 비치종결일자를 기입한다. ⑫ 비치사유 : 비치사유를 기입한다. ⑬ 업무담당자 : 해당 기록물(문서)철의 업무담당자 성명을 기입한다.

【별지 11】

색  인  목  록

1. 일반문서류

기록물(문서)철 제목

분류번호 :                                              (생산연도 :         )

일련번호	일자	등록 번호	제 목	보낸 기관(부서)	받은 기관(부서)	쪽 표시	전자문서 여 부	비고

2. 카드류

카 드 종 류 명

분류번호 :                                             (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		쪽표시	전자문서 여 부	비 고

3. 시청각기록물(사진․필름류)

기록물철 제목

분류번호 :                                            (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		사진 설명	사진 형태	비 고

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)

기록물철 제목

분류번호 :                                            (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목	내 용 요 약	비 고

【별지 12】

1. 기록물(문서)철단위로 이관하는 기록물(문서)

이 관 목 록

처리과(팀)코드 :                                인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 :                                   인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기 록 물 (문 서) 철 제 목	수 량		기록물 형태	비고
		건 수	쪽 수

2. 개별관리기록물(문서)(건)단위로 이관하는 기록물(문서)

이 관 목 록

처리과(팀)코드 :                                인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 :                                   인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수	기록물철 분류번호	공개구분	공개제한 쪽표시	비 고

【별지 13】

1. 기록물(문서)철의 이관을 연기하는 경우

기록물(문서)이관 연기신청서

(처리과(팀)코드 :         )

일련 번호	분류번호	제 목	생산 연도	이관희망 연 도	연기사유

2. 개별관리기록물(문서)의 이관을 연기하는 경우

기록물(문서)이관 연기신청서

(처리과(팀)코드 :          )

일련 번호	등록번호	제 목	생산 연도	이관희망 연 도	연기사유

【별지 14】

서가배치서

배치일자	담당자	확 인

서고번호	서가번호	구 분 (상자/봉투)	관리번호		비 고
			시 작	끝

【별지 15】

기록물보존처리서

제 호 (처리구분 : 일자 : )				담당자	확 인
일련 번호	분류번호	제 목	기록물 형 태	수량	비 고

【별지 16】

기록물점검계획서

1. 기록물 정수점검 계획서

정수점검 계획서

제 호 ( 기록물 형태 : )						점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가번호	구분 (상자/봉투)	관리번호 시작	관리번호 끝		이상 유무		조치사항

2. 기록물 상태점검 계획서

상태점검 계획서

가. 종이류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				파손	잉크 탈색	재질 변색		건조화		미생물		수침
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

나. 사진․필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )								점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가번호	앨범 번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
					재질	파손	감광 유제층		긁힘 구겨짐		미생물		수침
					( )	( )	( )		( )		( )		( )

다. 오디오류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )									점검일자			담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	오디오 신 호		잡음	파손		긁힘 구겨짐		미생물
				( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )		( )

라. 비디오․영화필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )										점검일자			담당자			확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	잡음	파손		긁 힘 구겨짐	미생물		오디오 신 호	영 상 신 호		제 어 신 호
				( )	( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )	( )		( )

【별지 17】

비밀기록물 봉인대장

제       호

일련번호 (봉인번호)	등록번호	처리일자	제 목	구 분 (개봉/봉인)	일 시	사 유	담당자	입회자

【별지 18】

기록물(문서)반출․반입서

1. 기록물(문서)철단위로 반출․반입하는 경우

제 호
구 분 (반출/반입)		일 자	반출/반입자 인적사항					확 인
			소속부서명	직 급		성 명
반출기간			사 유
기 록 물 목 록
일련번호	분류번호		제 목		기록물형태		수 량		확인

2. 개별관리기록물(문서)(건)단위로 반출․반입하는 경우

제 호
구 분 (반출/반입)		일 자	반출/반입자 인적사항						확 인
			소속부서명		직 급		성 명
반출기간			사 유
기 록 물 (문 서) 목 록
일련번호	등록번호			제 목		기록물 형태		수 량		확인

【별지 19】

기록물(문서)폐기심의서

일자 :                                                          (폐기심사관 :          )

기록물철 분류번호	생산연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	폐기심사 의 견	사 유	폐기심의회 심의결과	폐 기 처분일	확 인	비고

【별지 20】

서 식 제 원
서 식 명				별 지 호 수	별지 제 호 서식
근 거 규 정				주무부처 및 부서명	(실․처) 과(팀)
용 지 의 규 격		가로 ㎜ × 세로 ㎜		규정 제․개정 담당부서 전화번호
지 질 및 중 량		g/㎡		사 용 처
활자	구 분	크 기		보 존 기 간
		인 쇄	전산기기
	제 목	P		인 쇄 구 분	□ 단면 □ 양면
	내 용	P		요 청 구 분	□ 신규 □ 개정
	활 자 의 색 채			용지의 색채
서식의 실제크기		용지의 위쪽 끝부터 위 기본선(기재란)까지 ㎜
		용지의 왼쪽 끝부터 왼쪽 기본선(기재란)까지 ㎜
		용지의 오른쪽 끝부터 오른쪽 한계선(기재란)까지 ㎜
		용지의 아래쪽 끝부터 아래 한계선(기재란)까지 ㎜
서식의 제정 또는 개정 필요성

비 고(이 란은 서식에 포함하지 아니함)

1. 근거규정란에는 서식이 존재하는 근거 규정를 기재합니다.

2. 규정 제․개정담당부서 전화번호란에는 실질적으로 규정을 제․개정을 담당한 부서(처     리팀)의 전화번호를 기재합니다.

3. 사용처란에는 부거명을 기재합니다. (예 : 총무팀, 학생서비스센터, 학술정보팀 등)

4. 지질 및 중량란에는 반드시 서식용지의 사용용도별 지질․중량을 기재합니다.

5. 보존기간은 제70조 규정에 의한 보존기간을 기재합니다.

210㎜×297㎜ (일반용지60g/㎡(재활용품))

【별지 21】

기록물(문서)분류 기준표

처리과 (팀) 코드	기능분류번호				보존분류기준
	대기능	중기능	소기능	단위업무	보존 기간	보존방법	보존장소	비치 기록물 여부	비치 기록물 이관시기

【별지 22】

1. 처리과(팀)코드만을 변경하는 경우

기록물(문서)분류기준표 변경신청서

(변경기준일 :           )

변 경 전 처리과(팀)코드	변 경 후 처리과(팀)코드	변 경 사 유

2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

기록물(문서)분류기준표 변경신청서

(변경기준일 :           )

변 경 전		이관받은 처리과(팀)코드	변 경 사 유
처리과(팀) 코드	단위업무 번 호

비고 : 업무를 이관 받은 부서에서 작성한다.

3. 단위업무를 폐지하는 경우

기록물(문서)분류기준표 변경신청서

(변경기준일 :           )

폐지대상업무		폐 지 사 유
처리과(팀) 코드	단위업무 번 호

4. 단위업무를 신설하는 경우

기록물(문서)분류기준표 변경신청서

(신설기준일 :           )

처리과(팀) 코드				신설된 단위 업 무 명						비밀의 경우 단위업무가명
(단위업무설명)
보존 기간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계규정 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )						(보존기간 책정사유)
보 존 방 법			보 존 장 소				비치기록물여부				비치기록물 이관시기
이관 후 열람예상 빈도( )							주요열람 용 도
검색어 지정기준		특수목록 위치			제1특수목록			제2특수목록				제3특수목록

5. 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

기록물(문서)분류기준표 변경신청서

(변경기준일 :           )

처리과(팀) 코드				단위업무 번 호
항 목		변 경 전	변 경 후			변경사유
단위업무 명칭
단위업무 가명
단위업무 설명
보 존 기 간
보 존 방 법
보 존 장 소
비치기록물 여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제 1 특수목록
제 2 특수목록
제 3 특수목록

【별지 23】

협 조 문	담 당	계 장	팀(학부)장	처(실)장
(전화번호 760 - )
생산번호 : ( . . .)
수 신 : 참 조 :
발 신 : 작 성 자 :
제 목 :
내 용 : 붙임

위 덕 대 학 교

【별지 24】

회  의  록

회 의 명
일 시	년 월 일 ( 요일) : ～ :
장 소
안 건

[토의내용]

[이견사항]

[합의사항]

참석현황	참석대상자		명	참석자서명	소 속	직 위	성 명 (서명)
	참 석 자		명
	불 참 자		명
불참내역
작 성 자		소속 : 직급 : 성명 : (서명)

【별지 25】

(협조)회  의  록

회 의 명
일 시		년 월 일 ( 요일) : ～ :
장 소
안 건
토의내용 요지
합의사항
이견사항
참석현황	참석대상자		명	참석자서명	소 속	직 위	성 명(서명)
	참 석 자		명
	불 참 자		명
불참내역
작성자		소속 : 직급 : 성명 : (서명)

210㎜×297㎜

(일반용지 60g/㎡(재활용품))

【별지 26】

전화 및 구두 협조처리문

제 목			결재	담 당		계 장	팀 장
협조요청일시
협조응신일시
협 조 요청자	소속		응 신 자		소속
	직급 성명					성명
					직급
협조요청내용 응신내용
협조결과	□합의 □검토 □불가

210㎜×297㎜

(일반용지 60g/㎡(재활용품))

【별표 1】

기록물 공개여부 구분번호

구분번호	대 상 기 록 물
1	학칙 또는 규정에 의하여 비밀로 유지되거나 비공개사항으로 규정된 정보
2	공개될 경우 우리 대학교 이익을 해할 우려가 있는 정보
3	수사․재판 등의 관련정보로서 공개될 경우 직무수행이 곤란하거나 형사피고인의 공정한 재판받을 권리를 침해할 우려가 있는 정보
4	감사․감독․검사․시험․규제․입찰계약․기술개발․인사관리․의사결정 또는 내부검토과정에 있는 사항으로서 공개될 경우 업무수행 등에 지장을 초래할 우려가 있는 정보
5	이름․주민등록번호 등에 의해 특정인을 식별할 수 있는 개인에 관한 정보
6	법인․단체 또는 개인의 비밀에 관한 정보로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 해할 우려가 있는 정보
7	공개될 경우 부동산투기․매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있는 정보
9	1호 내지 7호에 해당하지 않는 공개기록물

【별표 2】

기록물의 보존기간별 분류기준

보존기간	대 상 기 록 물
영 구	1. 우리 대학교의 설립․발전에 관한 중요한 역사적 가치가 있는 기록물(문서) 2. 우리 대학교 조직의 편제 및 인․허가에 관한 원본 기록물(문서) 3. 학칙 및 규정의 원본 기록물(문서) 4. 이사회의 심의를 거치는 중요 정책사항에 관한 기록물(문서) 5. 우리 대학교의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정․결과 및 심사분석관련 기록물(문서) 6. 정책자료집․백서 기타 우리 대학교의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물(문서) 7. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리․확인․증빙에 필요한 중요 기록물(문서) 8. 기타 영구히 증거 또는 참조할 가치가 높다고 인정되는 기록물(문서)
준영구	1. 비치기록물(문서)로서 20년 이상 장기보존이 필요하나 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망․폐지 기타 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물(문서) 2. 교무위원회의 의결을 거치는 중요정책 기록물(문서) 3. 세칙 및 내규의 원본 기록물(문서) 4. 교육부의 법령 해석 또는 지시에 관한 원본 기록물(문서)

보존기간	대 상 기 록 물
20년	1. 총장의 결재를 받아 시행하는 영구보존대상 외의 주요 사업에 관한 기록물로서 역사자료로서의 가치는 낮은 기록물(문서) 2. 10년 이상 20년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 계속되는 사항에 관한 기록물(문서) 3. 관리기간 또는 활용기간이 10년 이상 20년 미만의 기간인비치카드․대장․도면 등의 기록물(문서) 4. 기타 10년 이상 20년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물(문서)
10년	1. 20년 이상 보존대상기록물 외의 우리 대학교의 주요업무에 관한 기록물(문서)로서 역사자료로서의 가치는 낮으나 5년 이상의 기간동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물(문서) 2. 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물(문서) 3. 일반정책 및 제도에 관한 계획․지침․조사․연구 및 보고문서로서 5년 이상 10년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있는 기록물(문서) 4. 기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 5년 이상 10년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물(문서)

보존기간	대 상 기 록 물
5년	1. 처리과 수준의 주요업무에 관한 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물(문서) 2. 10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업관련 기록물(문서) 외의 일반사항에 관한 예산․회계 관련 기록물(문서) 3. 3년 이상 5년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물(문서) 4. 일반업무계획 및 각종 감사 관계 기록물(문서) 5. 기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 3년 이상 5년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물(문서)
3년	1. 주요업무 외의 일상업무에 관한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간동안 업무에 참고할 가치가 있는 기록물(문서) 2. 각종 증명서 발급 관계 문서 및 단기적 업무계획 관계 기록물(문서) 3. 기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물(문서)
1년	1. 주요업무 외의 일상업무에 관한 기록물로서 증빙자료․참고자료 또는 역사자료로서의 가치가 거의 없는 기록물(문서) 2. 일일명령, 회보, 등 교내 단순업무에 관한 기록물(문서) 3. 교내 부서간의 단순한 자료요구․업무연락․통보․조회 등에 관한 기록물(문서) 4. 기타 1년 이상 보존할 필요가 없다고 인정되는 기록물(문서)

【별표 3】

기록물의 보존방법별 분류기준

구 분	대 상 기 록 물
원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법	1. 사료적 가치가 매우 높을 것으로 평가되는 기록물(문서) 2. 증빙자료 또는 업무참고자료로서의 열람빈도가 매우 높을 것으로 예상되는 기록물(문서) 3. 원본의 형상 또는 재질 등이 특이하여 문화재적 가치가 있을 것으로 예상되는 기록물(문서) 4. 기타 원본과 보존매체의 중복보존이 필요하다고 인정되는 기록물(문서)
원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법	1. 열람빈도도 높지 아니할 것으로 예상되는 기록물(문서) 2. 기타 원본을 보존하지 아니하고 내용만 보존하여도 보존목적을 달성할 수 있다고 인정되는 기록물(문서)
원본을 그대로 보존하는 방법	열람빈도가 높지 아니할 것으로 예상되는 기록물 중 기타 어느 정도의 기간이 경과한 후에 보존방법을 결정하는 것이 타당하다고 인정되는 기록물(문서)

【별표 4】

등록번호(접수인) 표시방법

1. 생산등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물

등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
등록일자
처 리 과
←---------------- 5㎝ ----------------→

나.  사진․필름․테이프․디스켓 등 소형규격의 기록물

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(등록번호)
		(등록일자)
	←--------------- 3.5㎝ ----------------→

2. 접수등록번호(접수인)

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물

접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
접수일시
처 리 과
←---------------- 5㎝ ----------------→

나.  사진․필름․테이프․디스켓 등 소형규격의 기록물

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	접수	(접수번호)
		(접수일시)
	←--------------- 3.5㎝ ----------------→

【별표 5】

기록물철 표지

9cm

처리과기관코드-단위업무번호-연도별일련번호

5cm           기록물철 제목

시작년도 ～ 끝년도

처리과

11cm × 5cm

210㎜×297㎜(보존용지 1, 2종 70g/㎡)

비고 : A4외 규격의 기록물철 표지는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음.

【별표 6】

진행문서파일

1호 파일 (판지파일)       [단위 : cm]

22.5          1, 1.5          22.5

제  목

부서명

담당자

제 목 창

스티커로 부착

(판지 700g/㎡ 이상, 두께 1mm)

2호 파일 (플라스틱파일)     [단위 : cm]

17            8.5             21.5

제  목

부서명

담당자

제 목 창

출력하여 삽입

등부분 비닐포켓부착

(상․하부분 미부착)

파일 안쪽면            [단위 : cm]

22.5          1, 1.5         22.5

6     문서철기구

10

6×12 창                        문서

5.5

32.5

0.9, 1.4

비닐이 부착된 것,

부착되지 않은 것                                       4

비고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음.

【별표 7】

보존용 표지

1cm

8.5cm

15.7

cm                    4.5 cm

제목창  : 12cm × 6cm

29.7cm                                                                                31.2cm

1cm

10cm

5.5cm

21 cm

210㎜×297㎜(중성지(무늬지) 200g/㎡)

비고 : A4외 규격의 보존용 표지는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음.

【별표 8】

보존상자의 규격

사시도

10cm

상자번호표지

25cm

33cm

2.0cm×10cm 구멍                  3cm×9.5cm 안쪽덮개

6cm

정면도                        평면도

배면도                        저면도

(중성판지 800g/㎡ 이상, 두께 1mm 이상)

비고 : A4외 규격의 보존용 표지는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음.

【별표 9】

보 존 상 자 표 지

↑ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 7.5㎝ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ↓	상자번호			↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도			↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관			↑ 1.5㎝ ↓
	업무명			↑ ｜ ｜ ｜ 3.0㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
	←-- 3㎝ --→		←---- 6㎝ ----→

【별표 10】

카드류 보존봉투

[단위 : cm]

1.5

분류번호표시

5                              접착식

[앞면]                          [뒷면]

31

23

(중성지 200g/㎡)

비고 : A4외 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할

수 있음.

【별표 11】

도면류 보존봉투

12

[ 단위 : cm ]

③손잡이

분류번호표시

85

②덮개                                                            85

20

120

①고정고리

(보존용 판지 800g/㎡ 이상, 두께 1mm 이상)

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리

② 중성용지 200g/m2의 덮개

③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4외 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할

수 있음.

【별표 12】

사진․필름류 보존봉투

분류번호표시                     ③

①                [앞면]                         [뒷면]

②                                    (중성지 150g/㎡)

사진․필름크기별 봉투 규격

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″이하 사진	27	22	4
8″× 10″이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

[ 단위 : cm ]

【별표 13】

테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법

가. 일반규격					나. 소형규격
↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ↓	분류번호			↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	분류	(분류번호)
	생산연도					(생산연도)
	처 리 과				←--------- 3.5㎝ --------→
	←---------- 5㎝ -----------→

【별표 14】

기록물(문서)관리기관의 보존시설 및 장비의 기준

1. 종이기록물

구 분			처리과(팀)	문서고	전문관리기관
1. 시 설	서고 면적	고정식	1만권당 99m2 (장비 및 열람석 면적은 별도임)
		이동식	고정식 면적의 40퍼센트
2. 장 비	공기조화설비			항온․항습설비	항온․항습설비, 공기청정장치
	자기온습도계			서고당 1대	서고당 1대
	소화설비		가스식 휴대형소화기	가스식 자동소화시설	가스식 자동소화시설
	보안장치			폐쇄회로감시장치	폐쇄회로감시장치
	탈산처리장비				설 치
	소독처리장비			설 치	설 치
3. 온․습도 조건	온도(℃)			18～22℃	18～22℃
	습도(%)			40～55% (변화율은 10% 이내)	40～55% (변화율은 10% 이내)
4.전산 장비	주전산기		설 치	설 치	설 치
	광디스크 저장장치			설 치	설 치
	광디스크 입력장비			설 치	설 치
	통신장비		설 치	설 치	설 치
	열 람 장 비		설 치	설 치	설 치
5.마이크로필름장비	촬영기			설 치	설 치
	현상기			설 치	설 치
	판독복사기		설 치	설 치	설 치

비  고 : 1. 처리과(팀) 및 문서고의 전산장비의 기준은 당해 부서안에 공동활용이 가능                한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다.

2. 기록물(문서)관리부서의 마이크로필름 관련 장비 중 판독복사기 외의 장비는               용역으로 처리시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

2. 시청각기록물

구 분			자기매체	필름매체
1. 시 설	서고 면적	고정식 서 가	․비디오 테이프 1천개당 14.2㎡ (5단 복식서가 기준)	․사진․필름앨범 1천개당 38.4㎡(5단 복식서가 기준) ․영화필름 1천캔당 29.5㎡ (11단 복식서가 기준)
		이동식 서 가	고정식 면적의 40퍼센트
2. 장 비	환경적응장비		구비
	공기조화설비		항온․항습설비, 공기청정장치
	자기온습도계		서고당 1대
	소화설비		가스식 자동소화시설
	보안장치		폐쇄회로감시장치
3. 온․습도 조 건	온도(℃)		13～17℃	-2～2℃
	습도(%)		35～45% (변화율은 10% 이내)	25～35% (변화율은 10% 이내) 흑백 사진․필름, 마이크로필름은 자기매체 온․습도의 기준에 따른다.

비고 : 시청각기록물의 보존시설 및 장비의 기준은 시청각기록물을 보존하는 전문            관리기관에 한하여 적용한다.

【별표 15】

보존매체의 종류와 규격

종 류	마이크로필름	광디스크
규 격	한국산업규격(KS)을 만족하는 안전필름	한국산업규격(KS) 또는 국제규격을 만족하는 기판

【별표 16】

보존기록물 점검주기

구 분		정수점검	상태점검
종 이 기록물	상태평가 1등급	2년	30년
	상태평가 2등급	2년	15년
	상태평가 3등급	2년	10년
시청각 기록물	영화필름	2년	2년
	오디오․비디오	2년	3년
	사진․필름	2년	10년

【별표 17】

비밀기록물 봉인표지

NO.

일자

(인)

【별표 18】

기록물(문서)의 보존가치평가기준

구 분	대 상 기 록 물
1등급	1. 대학운영에 큰 변화를 가져와 장기간 기억에 남게 되는 사안과 관련된 기록물(문서) 2. 토지․건물․물건․사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명하는 데 필요한 중요 기록물(문서) 3. 장기간 업무지침 또는 참고자료로 업무처리에 빈번하게 활용될 것으로 판단되는 기록물(문서) 4. 기타 기록물(문서) 중 상대적 보존가치의 순위가 30퍼센트 범위안에 해당될 것으로 판단되는 기록물(문서)
2등급	1. 우리 대학교 제도의 연혁․변천사의 소재가 될 만한 사안과 관련된 기록물(문서) 2. 토지․건물․물건․사람 등의 신분상 또는 재산상 중요한 사항을 확인 또는 증명하는 핵심자료는 아니나 핵심자료를 확인 또는 입증하는 데 필요한 관련 기록물(문서) 3. 장기간 업무지침 또는 참고자료로 활용될 만한 가치는 있으나 활용빈도는 높지 아니할 것으로 판단되는 기록물(문서) 4. 기타 기록물(문서) 중 상대적 보존가치의 순위가 70퍼센트 범위안에 해당될 것으로 판단되는 기록물(문서)
3등급	1. 특이한 사항이 아닌 일상적 업무수준의 사안과 관련된 기록물(문서) 2. 증빙자료 또는 업무참고자료로서의 활용기간이 비교적 짧고 활용가능성도 상대적으로 낮은 기록물(문서) 3. 기타 기록물(문서) 중 상대적 보존가치의 순위가 70퍼센트 범위를 벗어날 것으로 판단되는 기록물(문서)

【별표 19】

기록물(문서)의 상태평가기준

1. 종이류 기록물

가. 재 질

구 분	대 상 기 록 물
1등급	한지류 또는 중성용지에 먹, 보존용 필기류, 사무용프린터로 작성한 기록물
2등급	산성 또는 중성재활용지에 흑색 볼펜, 잉크, 등사, 타자로 작성한 기록물
3등급	산성재활용지 또는 신문용지에 흑색 또는 청색외의 색이나 형광 필기구류, 연필로 작성한 기록물

비고 : 종이의 pH가 7.0 이상이면 중성용지이고, 그 미만이면 산성용지로 구분함.

나. 훼손도

구 분	분 류 기 준
1등급	종이의 외양상 변화가 거의 없고 기록내용을 판독하는 데 거의 지장이 없는 온전한 상태
2등급	종이의 파손․결실․변색이 있거나 잉크의 탈색․변색이 부분적으로 약간 있으나 기록내용의 판독에는 지장이 없는 상태
3등급	기록내용이 포함된 부분의 훼손․변색․건조 또는 침수(浸水) 되거나 곰팡이의 확산, 잉크의 탈색․변색 등으로 기록내용의 판독에 상당한 지장을 초래하는 상태

2. 시청각기록물

가. 재 질

종 류	구 분	분 류 기 준
오디오 및 비디오류	1등급	재기록이 불가능한 비접촉판독식 광디스크
	2등급	디지털형 접촉판독식 테이프 및 플라스틱 재질의 음반
	3등급	아날로그형 접촉판독식 테이프
영화필름 및 일반사진․ 필 름 류	1등급	․폴리에틸렌․폴리에스테르를 기본재료로 한 흑백의 영화필름 및 사진필름 ․인화용지를 기본재료로 한 흑백의 사진
	2등급	․폴리에틸렌․폴리에스테르를 기본재료로 한 천연색 영화필름 및 사진필름 ․인화용지를 기본재료로 한 천연색 사진
	3등급	셀룰로스아세테이트․질산염 또는 유리를 기본재료로 한 필름

나. 훼손도

종 류	구 분	분 류 기 준
시청각기록물	1등급	외형적인 훼손이나 오염의 흔적이 거의 없으며 내용 및 음성이 온전한 상태
	2등급	외형적인 훼손이나 오염이 발견되나 내용 및 음성 확인에는 거의 문제가 없는 상태
	3등급	․외형적 훼손이나 오염이 심하며 내용 및 음성 확인이 불가능한 부분이 있는 경우 ․외형적 훼손이나 오염은 없으나 내용 및 음성 확인이 불가능한 부분이 있는 경우

【별표 20】

직인의 규격

(단위 : cm)

직 인 명	길 이 (한변)
교인(총장직인)	3.0
처․실장 직인	2.7
부속기관장 직인	2.7

【별표 21】

기록물의 기능분류기준

구 분	분 류 기 준
대 기 능	․ 대학의 주류기능으로서 대학전체 또는 이에 준하는 행정조직 수준의 중기능군 또는 사업군
중 기 능	․ 실․처 규모의 행정조직이 수행하는 수준의 소기능군 또는 사업군
소 기 능	․ 과(팀) 규모의 부서가 수행하는 수준의 단위업무군
단위업무	․ 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무 또 는 사업으로서 직제개정 등으로 업무변경시에도 2개 이상으로 분리 하기 어려운 수준까지 세분화된 업무 또는 사업단위 ․ 인․허가처리, 징계처리 등과 같이 동일한 업무가 계속 반복․처리되는 경우의 동종업무 ․ 카드․대장․일지․장부 등 비치기록물(문서)의 종류별 단위에 해당하는 업무 ․ 도면․사진 등의 대상이 되는 행사․시설․주제․사업단위의 업무
단위사안	․ 발생․경과․완결의 관계로 연결되는 사안별 기록물 ․ 도면․사진 등의 대상이 되는 동일한 행사․시설․주제․사업단위 등 ․ 카드류의 보관봉투, 테이프․디스크․디스켓 등의 롤․장 등 최소 매체단 위 ․ 기타 기록물(문서)철(100매 미만) 단위에 적합한 수준의 동일단위업 무